Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości

KontaktWileńska 4 (ICNT)
tel.: +48 56 611 26 40
+48 56 611 26 41
+48 56 665 60 35
e-mail: aip@umk.pl

Pracownikach

Jeżeli w prowadzonej działalności gospodarczej chcemy zatrudnić pracowników musimy zastanowić się nad obowiązkami, jakie należy spełnić w związku z tym zdarzeniem. Te obowiązki zależeć będą m.in. od formy umowy, na jaką zatrudnimy pracowników oraz od ich indywidualnych uprawnień podatkowych i składkowych. Należy również pamiętać, że przy niektórych formach opodatkowania występują limity bądź ściśle określone reguły związane z przyjęciem do pracy dodatkowych osób. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się na zasadzie karty podatkowej nie może zatrudniać osób na umowę o dzieło lub na umowę zlecenie. Może jedynie dokonać przyjęcia osoby na umowę o pracę. Dodatkowo takiemu podatnikowi przypisany jest limit zatrudnienia do 5 osób, a w określonych rodzajach działalności limit zatrudnienia wynosi 3 osoby. To na zatrudniającym spoczywa więcej formalności związanych z przyjęciem pracownika, w związku z czym niezbędne jest zapoznanie się z przepisami dotyczącymi obowiązków przedsiębiorcy jako pracodawcy.

Przepisy, które obowiązują pracodawcę wynikają głównie z Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kodeks pracy opisuje zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem i urlopami. Reguluje on także w podstawowym zakresie kwestie dotyczące ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.
W przypadku nawiązania stosunku pracy, każdy przyszły pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi odbyć wstępne (i opcjonalnie stanowiskowe) szkolenie z zakresu BHP. Szkolenie to nie jest wymagane jedynie w sytuacji, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę lub gdy przerwa pomiędzy tymi umowami nie przekroczyła 30 dni.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie do siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenie pracodawcy dotyczące zatrudnionego pracownika obejmuje:

  • ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe);
  • ubezpieczenie zdrowotne;
  • Fundusz Pracy;
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgłoszenia nowego pracownika dokonuje na formularzu ZUS ZUA. Co do zasady każda osoba, dla której umowa zlecenia stanowi jedyne zatrudnienie, podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS. Wyjątkiem są zleceniobiorcy będący uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat, ponieważ nie podlegają obowiązkowo ani ubezpieczeniom społecznym, ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Obowiązki zawiązane z odprowadzaniem podatku dochodowego

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować i rozliczać wynagrodzenia. Jego obowiązkiem jest również comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracowników. Dotyczy to zarówno pracowników przyjętych w oparciu o stosunek pracy, jak i tych, z którymi zawarta została umowa cywilnoprawna.

Zatrudnienie pracownika – badania lekarskie

Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy. Badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę i na jego koszt.

Pracodawca nie ma obowiązku wysyłania na badania osób przyjmowanych ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Forma umowy

Przyjęcie pracownika związane jest również z wyborem formy umowy, na podstawie której zostanie on zatrudniony.

Umowy o pracę:

  • na czas nieokreślony,
  • na czas określony,
  • na okres próbny,
  • na czas wykonania określonej pracy;

Umowy cywilnoprawne:

  • umowa zlecenie,
  • umowa o dzieło.

W myśl art. 22 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Każda forma zatrudnienia spełniająca powyższe przesłanki jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Co ważne, nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną.

Wysokość składek ubezpieczeniowych w 2018 r. z tytułu umowy o pracę

 

Rodzaj składki

Część finansowana przez pracownika

Część finansowana przez pracodawcę

Suma

Emerytalne 9,76% 9,76% 19,52%
Rentowe 1,50% 6,50% 8,00%
Chorobowe 2,45% 2,45%
Wypadkowe 0,40-3,60% 0,40-3,60%
Zdrowotne 9% 9%
Fundusz Pracy 2,45% 2,45%
FGŚP 0,10% 0,10%

Formalności związane ze zwalnianiem pracowników

Kodeks pracy przewiduje cztery podstawowych trybów rozwiązania stosunku pracy (art.30):

  1. na mocy porozumienia stron,
  2. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
  3. przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
  4. z upływem czasu, na który była zawarta.

Gdy umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę, pracownikowi przysługują pełnopłatne dni wolne na poszukiwanie pracy, odpowiednio:

  • 2 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie lub miesiąc,
  • 3 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Kolejno pracodawca nie powinien zapominać o wzajemnym rozliczeniu się z pracownikiem z powierzonego mienia rzeczowego.

Obowiązkiem pracodawcy jest niezwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Muszą zostać w nim zawarte dane dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, a także m.in. podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy. Wzór świadectwa pracy określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Następnym obowiązkiem spoczywającym na pracodawcy jest wyrejestrowanie zwalnianego pracownika z ZUS. Dokonuje on tego na formularzu ZUS ZWUA w terminie do 7 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia. Należy jednak pamiętać, że ubezpieczenie ustaje nie w ostatnim dniu pracy, ale w dniu następującym po nim.

Dodatkowo, jeżeli pracownik ma niewykorzystany urlop i z powodu ustania stosunku pracy nie może go wykorzystać, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego za ten niewykorzystany w całości lub w części urlop. Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, pracownik może wykorzystać przysługujący mu urlop w okresie wypowiedzenia. Pracodawca może udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia bez zgody pracownika.

Przykład

Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2018 r. zostało ustalone na poziomie 2100 zł.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2018 r. kształtuje się na poziomie 2532,81 zł
(2100 zł+432,81 zł)

 

Rodzaj ubezpieczenia

Składki pokrywane przez pracodawcę

Wartość składki obciążającej pracodawcę

emerytalne 9,76% 2.100 x 9,76% = 204,96 PLN
rentowe 6,50% 2.100 x 6,50% = 136,50 PLN
wypadkowe 1,80% 2.100 x 1,80% = 37,80 PLN
FP 2,45% 2.100 x 2,45% = 51,45 PLN
FGŚP 0,1% 2.100 x 0,1% = 2,10 PLN
RAZEM 20,74% 432,81 PLN

Pełny koszt zawarcia umowy zlecenia – stan prawny na 01.01.2018 r.

W przypadku umowy zlecenia sprawa odnośnie całkowitego kosztu zatrudnienia jest mniej
skomplikowana, ale uzależniona od kilku czynników charakteryzujących zatrudnioną osobę.

Profil zatrudnionego Koszt pracodawcy
Umowa ta jest jedynym źródłem zatrudnienia Tak jak w przypadku umowy o pracę- wynagrodzenie brutto + składki ZUS (ub. społeczne, FP, FGŚP)
Osoba zatrudniona dodatkowo w innej firmie, której wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu wynagrodzenie brutto
Student do ukończenia 26 roku życia wynagrodzenie brutto

Jaki jest koszt przy umowie o dzieło? – stan prawny na 01.01.2018 r.

Przy umowach o dzieło nie ma żadnego problemu, gdyż w ich przypadku nie odprowadza się żadnych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Reasumując – w tym wypadku, kosztem uzyskania przychodów przedsiębiorcy będzie jedynie wynagrodzenie brutto zatrudnionego.

Obowiązek ubezpieczenia z tytułu umowy o dzieło powstaje tylko w przypadku gdy umowę zawiera się z własnym pracodawcą lub gdy umowa o dzieło jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy.